Beberapa hari lalu saya bertemu dengan seorang pengusaha yang bisnisnya cukup besar, dan beliau banyak bercerita tentang perubahan di perusahaannya dalam beberapa bulan ini. Salah satunya mulai diterapkannya budaya “Kaizen”.
Melakukan perubahan kecil secara bertahap yang disebut dengan kaizen dalam bahasa Jepang. Kaizen memiliki dua makna:
- Menggunakan langkah yang sangat kecil untuk meningkatkan kebiasaan, proses, produk tertentu.
- Menggunakan momen yang sangat kecil untuk menginspirasi produk atau penemuan baru.
Mengapa kaizen efektif? Karena kaizen bekerja sesuai dengan cara kerja otak.
Tujuan besar menciptakan rasa takut. Rasa takut akan mengaktifkan Amygdala untuk memicu respon fight/flight. Akibatnya akses ke Cortex (bagian otak yang berfungsi untuk berpikir kreatif dan mengeksekusi tindakan) terhambat. Perubahan pun gagal dilakukan.
Sementara itu, kaizen menggunakan tujuan kecil. Efeknya, tidak ada rasa takut. Respon fight/flight pun terlewati dan Cortex terlibat aktif dalam perubahan. Perubahan pun lebih sukses dilakukan.
Perubahan dengan langkah awal yang kecil, sederhana dan mudah memastikan perubahan lebih sukses dilakukan. Hambatan mental terlewati. Respon fight/flight pun terantisipasi. Otak pun menikmati proses perubahan yang terjadi.
Apa itu Kaizen Way ?
Kaizen merupakan kata yang berasal dari Bahasa Jepang , yaitu Kai yang memiliki arti PERUBAHAN dan Zen yang berarti BAIK, sehingga dapat diartikan Kaizen adalah perubahan kepada arah yang lebih baik.
Hal ini mengandung maksud bahwa kualitas merupakan syarat utama agar perusahaan dapat bersaing di pasar yang sangat kompetitf ini. Sehingga diperlukan sebuah sistem manajemen mutu yang dapat menjamin atau memastikan kualitas suatu produk tetap terjaga. Filosofi “Kaizen” memperkenalkan suatu konsep yang memungkinkan untuk meminimalkan tindakan yang tidak perlu yang dapat menimbulkan (kerugian) dengan metode murah yang dapat menjamin produk tetap berkualitas tinggi karena selalu ada peningkatan secara terus menerus, yang pada gilirannya dapat menjamin dan mempertahankan perusahaan di pasar yang sangat kompetitif ini.
Budaya Kerja Kaizen banyak memberikan perubahan yang sangat besar pada banyak perusahaan di Jepang. Kaizen berfokus pada perbaikan secara terus menerus. Strategi kaizen adalah manajemen harus memuaskan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Penyempurnaan dalam mutu, biaya, dan penjadwalan untuk memenuhi volume barang adalah hal yang sangat penting. Peningkatan produktivitas, proses kaizen tidak berhenti setelah perbaikan dan implementasi, tetapi setiap kemajuan akan disatukan sebagai standar prestasi kerja yang baru.
Penerapan strategi Kaizen dalam sebuah perusahaan memerlukan usaha dan kerjasama dari semua level karyawan perusahaan dimulai dari entry level sampai dengan top level. Dengan penerapan strategi Kaizen ini, individu di dalam perusahaan diharapkan dapat berubah menjadi lebih baik. Sehingga semua orang dalam organisasi harus turut bertanggung jawab dan terlibat dalam melakukan perbaikan secara terus menerus, sehingga hal tersebut lama kelamaan akan menjadi suatu budaya perusahaan yang positif.
“Kualitas bukanlah segalanya tapi semuanya tidak ada artinya tanpa kualitas” ~ K. Ishikawa
Meningkatkan Proses Layanan atau Dukungan
Meningkatkan proses dukungan yang dimaksud adalah :
1. Meningkatkan kualitas proses dengan mengurangi kesalahan melalui mengikuti standar dan kontrol proses yang tepat.
2. Meningkatkan kecepatan aliran proses dan mempersingkat waktu penyelesaian melalui antarmuka dan serah terima yang lebih sedikit, pengurangan kemacetan, dan menetapkan perjanjian tingkat layanan.
3. Meningkatkan profitabilitas dengan menurunkan biaya operasional dengan meningkatkan produktivitas, pemanfaatan ruang yang lebih baik, dan biaya material kantor yang lebih rendah.
4. Peningkatan Fleksibilitas dengan mengurangi antarmuka melalui karyawan yang berkualitas dan multi-terampil.
5. Fokus pada inovasi dengan memotivasi orang untuk lebih bertanggung jawab.
Untuk mencapai parameter yang disebutkan di atas, kita perlu menerapkan 6 langkah Manajemen Layanan.
Langkah 1: Organisasi Mandiri
Ini adalah dasar dari perjalanan KAIZEN™. Tujuannya adalah untuk menciptakan fondasi yang kuat melalui kesadaran akan keberadaan pemborosan waktu dalam proses sehari-hari dan melaksanakan kampanye 5S yang sukses. Mengidentifikasi pemborosan dan menghilangkannya akan membuat proses lebih ramping dan pada saat yang sama menerapkan 5S akan membantu menciptakan dan memelihara tempat kerja yang aman, teratur, bersih, dan berkinerja tinggi.
Kedua inisiatif ini berdampak signifikan pada budaya perusahaan dan daya saing perusahaan saat budaya meningkat dan biaya mulai turun. Di dunia sekarang ini, untuk tetap kompetitif kita sebagai bisnis perlu melakukan beberapa perubahan yang diperlukan seperti
• Terus meningkatkan proses
• Membantu karyawan untuk tumbuh dan berkembang serta menjadi berpusat pada orang.
• Mengurangi biaya overhead.
• Mengoptimalkan Lead Time proses.
• Perlu membuat pekerjaan lebih efektif dengan menghilangkan pemborosan.
Studi yang dilakukan pada awalnya mengungkapkan bahwa dari total waktu kerja yang tersedia, rata-rata 38% hilang dalam melakukan aktivitas yang tidak menambah nilai, yaitu 2 hari per minggu per karyawan. Jadi, harus ada upaya untuk menghilangkan pemborosan atau kegiatan yang tidak bernilai tambah ini. Untuk menghilangkan ini, pertama-tama kita perlu mengidentifikasi pemborosan waktu ini.
Ada 16 jenis pemborosan atau kerugian dalam proses dukungan atau layanan dan diklasifikasikan menjadi 4 aliran.
1. Kehilangan waktu kerja (Stream 1)
A. Waktu tunggu (Waste #1) : Menunggu kolega, keputusan, informasi, materi, menunggu melalui sistem TI, ketersediaan TI, kolega yang tidak dapat dihubungi. Hal ini dapat diukur dalam hal jam per tahun.
B. Waktu pencarian : jenis kehilangan atau pemborosan ini terjadi saat kita mencari file, Dokumen, Informasi, Orang, materi Office. Hal ini dapat diukur dalam hal jam per tahun.
C. Gangguan : Ini dapat disimpulkan sebagai gangguan untuk pertemuan singkat yang tidak direncanakan, gangguan kebisingan, hal-hal lingkungan, gangguan telepon, ketersediaan atau ketidaktersediaan teknis. Hal ini dapat diukur dalam hal jam per tahun.
D. Informasi yang berlebihan : Rapat yang lama, dokumentasi, meja penuh, dan In-trays, Hard drive penuh, Arsip, Binder, waktu lama untuk menyimpan informasi, iklan. Hal ini dapat diukur dalam hal jam per tahun.
2. Kehilangan Sistem Kerja:
A. Lingkungan: Material berlebih, terlalu banyak kertas, kebisingan berlebihan, tidak ada konsep sampah, sampah tidak dipilah untuk dibuang, peralatan dibiarkan berjalan dan tidak standby. Itu bisa dihitung dalam dolar per tahun.
B. Ketidakjelasan informasi: Informasi yang hilang, keputusan yang panjang, aturan atau prosedur yang tidak perlu, pemeriksaan ganda, tanggung jawab yang tidak jelas, banyak antarmuka dan penyerahan, waktu pencarian yang lama, penanganan ganda.
C. Target yang tidak jelas: Tidak ada penyebaran kebijakan ke tingkat karyawan, tidak ada target pribadi, target departemen yang hilang atau tidak jelas, visualisasi target yang tidak memadai, target yang bertentangan, umpan balik yang hilang.
D. Teknologi: Kesalahan sistem (Komputer atau printer), peralatan rusak, mesin fotokopi macet dan rusak, izin atau akses sistem salah atau tidak memadai.
3. Kerugian Proses Bisnis:
A. Inventaris: Berbagai macam dan kelebihan persediaan bahan kantor, usang, waktu yang diperlukan untuk memproses dan melakukan dokumentasi karena kelebihan persediaan.
B. Serah terima: Serah terima fungsional, deskripsi proses hilang, kurangnya kejelasan proses, aliran dan kontinuitas yang buruk, kesalahan transfer data, impor dan ekspor manual.
C. Prosedur kerja: Formula yang tidak digunakan, alur kerja yang hilang, pelatihan yang tidak memadai, dokumentasi yang hilang, delegasi yang buruk, proses atau kebijakan lama, birokrasi yang berlebihan, tidak ada SOP.
D. Kesalahan: Waktu yang hilang dalam memverifikasi atau melakukan kesalahan karena data master yang buruk, bagian yang kedaluwarsa, daftar, kesalahan dalam dokumentasi, standar, kualitas data yang buruk, dokumen yang salah, dan tagihan material yang tidak akurat.
4. Karyawan:
A. Kreativitas: Kreativitas yang tidak terpakai, manajemen data perbaikan yang hilang, jumlah lokakarya perbaikan yang sedikit, kegiatan pembandingan yang lebih sedikit, kurangnya budaya “bisa melakukan”, pengetahuan yang belum dimanfaatkan.
B. Pengetahuan: Dokumentasi, matriks kualifikasi, dari target ke kualifikasi, pelatihan reguler, pelatih proses, matriks Wakil, kesenjangan pelatihan, kurangnya transparansi.
C. Kesehatan: Kerugian karena ergonomi pekerjaan yang tidak tepat, kebisingan lingkungan, cahaya yang berlebihan atau kurang, stres.
16 kerugian ini harus diidentifikasi, dan inisiatif harus diambil selama kampanye 5S untuk menghilangkan atau menguranginya.
5S adalah metodologi untuk menciptakan dan memelihara tempat kerja yang aman, teratur, bersih, dan berkinerja tinggi. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti.
1. Seiri (Sortir) – Memilah dan memisahkan mana yang tidak diperlukan, memberi tanda merah dan membuang yang tidak diperlukan.
2. Seiton (Atur dalam urutan) – Atur apa yang dibutuhkan agar siap digunakan saat dibutuhkan.
3. Seiso (Shine) – Membersihkan tempat kerja, peralatan dan mencegah kerusakan.
4. Seiketsu (Standarisasi) – Jadikan 3 poin di atas sebagai rutinitas dan berlatih terus menerus.
5. Shitsuke (Sustain) – Mendisiplinkan diri sendiri dan melatih orang lain dalam melakukannya.
Langkah 2: Kerjasama
Setelah kita membuat fondasi perjalanan ini dengan menghilangkan pemborosan dan menerapkan 5S, praktik ini harus dilanjutkan dan untuk itu kita perlu menyiapkan standar. Setiap kali orang baru datang, dia harus jelas tentang apa yang harus dia lakukan; bagaimana dia harus melakukan suatu kegiatan dan berapa frekuensinya.
Kita membutuhkan Standar agar
• Kita dapat melakukan tugas berulang dengan cara yang paling mudah.
• Kualitas dan kuantitas pekerjaan konsisten.
• Dasar untuk perbaikan dapat diberikan
• Untuk memberikan dasar untuk melatih karyawan baru
Standar adalah cara terbaik, paling sederhana, dan paling aman untuk melakukan aktivitas yang dikenal saat ini. Jika kita tidak memiliki standar, maka perbaikan apa pun yang kita buat tidak akan bertahan dan dengan sangat cepat kita akan kembali ke tahap semula. Standar harus sederhana, unik, pasti, layak dan berguna. Standar juga membuat sistem kami dapat diprediksi. Ini membantu dalam meningkatkan kerja sama tim kami.
Langkah 3: Pemetaan Proses
Ada pepatah yang sangat terkenal bahwa ‘Kami tahu kami memiliki masalah, tetapi kami tidak tahu di mana letaknya!’ kami telah menemukan pepatah ini benar di banyak fungsi dukungan dan prosesnya. Ini karena kami tidak pernah memeriksa proses dukungan kami karena kami memiliki persepsi bahwa itu bukan operasi inti dan karenanya harus dikesampingkan. Dalam banyak skenario kantor, proses tidak terlihat dan tidak diklarifikasi melalui observasi. Karena kurangnya transparansi, staf seringkali tidak mengetahui apa yang dilakukan oleh tetangga langsung mereka.
Sangat penting untuk memecahkan dinding sehingga kita dapat membangun aliran proses yang mulus. Untuk ini, kita perlu memetakan seluruh proses dan membuat proses kantor terlihat dan di situlah Proses Pemetaan masuk ke dalam gambar. Untuk tujuan ini, proses pertama kali dijelaskan oleh mereka yang terlibat dan kemudian limbah dicari setelahnya.
Langkah penting di sini adalah memilih Proses yang tepat untuk pemetaan, harus diketahui secara akurat di mana proses dimulai dan berakhir. Temukan semua data yang terkait dengan setiap langkah proses. Kemudian petakan proses sebenarnya, siapa melakukan apa dan waktu pemrosesan. Identifikasi kemacetan dan tentukan potensi perbaikan, kumpulkan ide untuk perbaikan, siapkan rencana dan laksanakan. Jadi, kami menghemat biaya dan mengurangi Lead Time melalui pendekatan pemetaan proses.
Langkah 4: Optimasi
Apa pun keuntungan yang telah kita terima sejauh ini dengan mempraktikkan langkah-langkah di atas, kita perlu menguncinya dengan mengoptimalkan upaya tim kita. Itu dapat dipahami secara luas di bawah 5 parameter
• Manajemen Visual – Manajemen visual menampilkan informasi penting sehingga kita dapat menginterpretasikan informasi apapun dengan cepat dan efektif dan mengambil keputusan yang sesuai. Ini membantu untuk menggambarkan parameter, tren, dan data strategis. Ini membantu kami memantau dan mengontrol berbagai KPI dan mengidentifikasi bahaya, titik referensi, dan standar.
• Penyebaran kebijakan – Penyebaran berarti kaskade, kita perlu mengalirkan tujuan perusahaan ke lokasi, lokasi ke setiap departemen dan dari departemen ke individu atau kelompok. Setelah penerapan selesai, kami perlu menyiapkan sistem sehingga kami dapat melacak tujuan ini, mengukur, dan memantaunya untuk meningkatkannya lebih lanjut. Kemudian siapkan polis dengan bantuan kartu skor KAIZEN™TM.
• Papan tim – Papan dibuat untuk tim individu yang berisi nama-nama anggota tim masing-masing, bagan tren KPI, lembar pemecahan masalah. Ini memberi tim untuk mendiskusikan masalah sehari-hari yang dihadapi dan juga menemukan solusi untuk mereka.
• Pengenalan tujuan – Langkah ini menyoroti pentingnya menetapkan tujuan untuk tim.
• Manajemen Metrik – Manajemen metrik diperlukan untuk mengetahui kinerja kita. Kita harus mengukur KPI, membandingkan keadaan yang diharapkan dan keadaan sebenarnya melalui visualisasi sederhana.
Langkah 5: Kerja fleksibel
Fleksibilitas diperlukan untuk saat ini. Kita perlu memberdayakan orang untuk bekerja dalam tim yang fleksibel. Tujuan untuk meningkatkan fleksibilitas adalah untuk meningkatkan komunikasi dan alur proses, mengurangi gangguan, penggunaan potensi kreatif yang lebih baik, meningkatkan fleksibilitas ruang, meningkatkan produktivitas proyek, dan mengoptimalkan keseluruhan sistem dengan mempertimbangkan ruang kerja individu. Ini berarti merancang kantor yang akan memiliki tingkat interaksi dan mobilitas yang tinggi. Itu juga dapat memiliki ruang pertemuan yang dapat dipindahkan dan fleksibel, ruang pertemuan informal, lingkungan ruang multifungsi yang fleksibel, struktur regional terbuka transparan. Ada banyak keuntungan dari struktur pertemuan terbuka dan karenanya harus dipromosikan. Solusi yang diadopsi oleh hampir semua perusahaan di dunia akhir-akhir ini – ‘bekerja dari rumah’ – juga merupakan bagian dari kerja fleksibel.
Langkah 6: Menjadi “Terbaik di Kelasnya”
Kami ‘Terbaik di kelasnya’ dengan pembandingan. Tolok ukur adalah metode sistematis dimana organisasi dapat mengukur diri mereka terhadap praktik industri terbaik. Ini mempromosikan kinerja yang unggul dengan menyediakan kerangka kerja terorganisir di mana organisasi belajar bagaimana “yang terbaik di kelasnya” dapat melakukan sesuatu, memahami bagaimana praktik terbaik ini berbeda dari praktik mereka sendiri dan menerapkan perubahan untuk menutup kesenjangan.
Tolok ukur adalah pencarian sistematis untuk praktik terbaik, ide inovatif, dan praktik operasi yang sangat efektif. Benchmarking mempertimbangkan pengalaman orang lain dan menggunakannya. Memang, adalah proposisi yang masuk akal untuk belajar dari orang lain apa yang mereka lakukan dengan benar dan kemudian menirunya untuk menghindari menciptakan kembali roda.
Ini adalah 6 langkah untuk mencapai tujuan Total Service Management. Biasanya setelah menerapkan langkah-langkah ini, hasil berikut dapat dicapai
• Produktivitas dapat ditingkatkan lebih dari 50%
• Waktu siklus dapat dikurangi hingga 60%
• Waktu yang diperlukan untuk mencari banyak dokumen, item dapat diturunkan hingga 80%
• Kita dapat menghemat 30% ruang.
Singkatnya, meningkatkan proses kantor atau mendukung proses seharusnya tidak menjadi bahan renungan saja, tetapi potensi pendorong yang signifikan untuk memperoleh keunggulan kompetitif.
Medical Doctor, WordPress Fan & Radio Broadcasting. Founder KLIKHOST.COM
